ISO/IEC 15489:
Biznes üçin işewür resminamalary dolandyrmak

Kompaniýadaky resminamalar diňe bir papkalar, şertnamalar, hasaplar we elektron hatlar däldir. Olar kabul edilen çözgütleriň subutnamasy, geleşikleriň taryhy, borçnamalaryň tassyknamasy hem-de jedelli ýagdaýlarda biznesi goramagyň möhüm serişdesidir. Resminamalar tertipsiz saklananda, gerekli faýly tapmak kiçi bir başdan geçirmä öwrülýär: ony kim iberdi, nirede saklandy, haýsy nusga häzirki wagtda güýjünde? ISO/IEC 15489 bu ulgamy tertibe salmaga we işewür resminamalary dolandyrmagy açyk, gözegçilik edilýän hem-de ygtybarly etmäge kömek edýär.

ISO/IEC 15489 boýunça sertifikatlaşdyrmak guramanyň işewür ýazgylary dogry döretmegi, saklamagy, goramagy, ulanmagy we arhiwleşdirmegi başarýandygyny tassyklaýar. Gazagystandaky, Özbegistandaky, Gruziýadaky we Gyrgyzystandaky kompaniýalar üçin bu aýratyn möhümdir: biznes barha sanly görnüşe geçýär, hyzmatdaşlaryň talaplary ýokarlanýar, resminamalar bolsa müşderiler, banklar, düzgünleşdiriji edaralar we maýadarlar bilen işleşilende subutnama hökmünde barha köp zerur bolýar.

ISO/IEC 15489 näme

ISO/IEC 15489 — ýazgylary we işewür resminamalary dolandyrmak, ýagny records management ulgamyna degişli halkara standartdyr. Ol resminamalaryň döredilen pursatyndan başlap, olaryň saklanmagyna, gözlenmegine, goralmagyna, arhiwe geçirilmegine ýa-da bellenen düzgünlere laýyklykda ýok edilmegine çenli ähli ýaşaýyş tapgyryny dogry guramaga kömek edýär.

Ýönekeý sözler bilen aýdylanda, standart şu soraglara jogap berýär: haýsy resminamalary saklamaly, olar üçin kim jogapkär, olary näçe çalt tapyp bolýar, ýitirilmekden nähili goramaly we olaryň hakykylygyny nähili subut etmeli? Bu gowy guralan ammara meňzeýär: her guty belliklenen, elýeterlilik çäklendirilen, saklanyş möhletleri düşnükli, gerekli resminama bolsa üç günden soň däl-de, birnäçe minutyň içinde tapylýar.

ISO 15489 boýunça hyzmatlar kime gerek

ISO 15489 boýunça hyzmatlar köp mukdarda resminamalar, şahsy maglumatlar, maliýe maglumatlary, lukmançylyk ýazgylary, şertnamalar, ygtyýarnamalar, hasabatlar we içerki hat alyşmalar bilen işleýän kompaniýalar üçin amatlydyr. Bu standart diňe iri korporasiýalar üçin däl, eýsem amaly töwekgelçilikleri azaltmak, barlaglara, tenderlere ýa-da halkara hyzmatdaşlaryň talaplaryna taýýarlanmak isleýän orta biznes üçin hem peýdalydyr.

Resminamalardaky ýalňyşlygyň bahasy ýokary bolup biljek ugurlarda sertifikatlaşdyryş aýratyn zerurdyr:

• banklar üçin ISO 15489 — karz dosýelerini, müşderi ýazgylaryny, şertnamalary, içerki çözgütleri we tassyklaýjy resminamalary tertipleşdirmäge kömek edýär;
• maliýe guramalary üçin ISO 15489 — hasabatlara, arhiwlere, amallara we geleşikler boýunça subutnama binýadyna gözegçiligi üpjün edýär;
• lukmançylyk guramalary üçin ISO 15489 — lukmançylyk resminamalaryny, näsaglaryň ýazgylaryny we saklanyş düzgünlerini ulgamlaýyn dolandyrmaga kömek edýär;
• IT kompaniýalary üçin — elektron ýazgylary, taslama resminamalaryny, ygtyýarnamalary we şertnamalary dolandyrmakda möhümdir;
• önümçilik we söwda kompaniýalary üçin — tehniki, şertnama, işgärler we buhgalteriýa resminamalaryny saklamakda peýdalydyr.

Eger biznes sanly resminama dolanyşygyny, CRM, ERP ýa-da elektron arhiwi eýýäm ornaşdyrýan bolsa, ISO/IEC 15489 bu gurallary diňe amatly däl, eýsem talaplar, jogapkärçilik we töwekgelçilik nukdaýnazaryndan dolandyrylýan ulgama öwürmäge kömek edýär.

Gazagystanda we sebitiň beýleki ýurtlarynda ISO 15489 sertifikatlaşdyryşy

Gazagystanda ISO 15489 standartyna bolan isleg halkara hyzmatdaşlar bilen işleýän, tenderlere gatnaşýan, auditlerden geçýän ýa-da müşderileriň ynamyny ýokarlandyrmak isleýän kompaniýalaryň arasynda artýar. Özbegistandaky, Gruziýadaky we Gyrgyzystandaky biznes üçin hem bu standart amaly gural bolup barýar: ol hyzmatdaşlar bilen resminamalary dolandyrmagyň düşnükli halkara dilinde aragatnaşyk saklamaga kömek edýär.

System Management dürli pudaklarda işleýän guramalar üçin ISO 15489 boýunça konsalting hyzmatlaryny hödürleýär we müşderilere başlangyç baha bermekden başlap, sertifikatlaşdyryş auditine taýýarlyga çenli ýolda ýardam berýär. Bu çemeleşme diňe «papka üçin» taýýarlanan nusgalyk resminamalara däl-de, kompaniýanyň hakyky iş proseslerine esaslanýar: ýazgylar nähili döredilýär, olary kim tassyklaýar, nirede saklanýar, kim olara elýeterlilik alýar we haýsy töwekgelçilikleri aradan aýyrmak zerur.

SO/IEC 15489-y ornaşdyrmak nämäni berýär

Standartyň esasy gymmaty diňe sertifikatyň özünde däl, eýsem iş proseslerini has düşnükli we howpsuz edýän ulgamdadyr. Kompaniýa resminamalaryň ýitirilmeýän, wersiýalaryň bulaşmaýan, jogapkärçiligiň bolsa öňünden paýlanan gurluşyna eýe bolýar.

ISO/IEC 15489 standarty ornaşdyrylandan soň, kärhana birnäçe möhüm artykmaçlyga eýe bolýar:

• möhüm resminamalaryň we maglumatlaryň ýitirilmek töwekgelçiliginiň azalmagy;
• zerur maglumatlary gözlemek işiniň tizleşmegi;
• müşderileriň, hyzmatdaşlaryň, maýadarlaryň we auditorlaryň ynamynyň artmagy;
• barlaglara, tenderlere we içerki auditlere taýýarlygyň ýokarlanmagy;
• resminamalary saklamak we ýok etmek boýunça düzgünleriň has düşnükli bolmagy;
• gizlin we täjirçilik taýdan möhüm maglumatlaryň goralmagy;
• bölümleriň arasyndaky hyzmatdaşlygyň gowulanmagy.

Ýolbaşçy üçin bu az bulaşyklyk we has köp gözegçilik diýmekdir. Ýurist üçin — ygtybarly subutnama binýady. Maliýe bölümi üçin — hasabatlarda tertip. Operasion topar üçin bolsa — az el işi we az jedelli ýagdaýlar.

ISO 15489 boýunça konsalting nähili geçirilýär

Iş resminamalary dolandyrmagyň häzirki ulgamyny seljermekden başlanýar. Hünärmenler kompaniýada haýsy resminamalaryň döredilýändigini, olaryň nirede saklanýandygyny, möhümligi we döwrebaplygy üçin kimiň jogapkärdigini, haýsy saklanyş möhletleriniň ulanylýandygyny hem-de häzirki wagtda haýsy gowşak ýerleriň bardygyny bahalandyrýarlar.

Adatça taslama birnäçe tapgyry öz içine alýar:

• başlangyç maslahat we sertifikatlaşdyryşyň maksatlaryny kesgitlemek;
• resminama dolanyşygynyň häzirki proseslerini anyklamak;
• syýasatlary, proseduralary we sanawlary işläp taýýarlamak ýa-da täzelemek;
• işgärleriň wezipelerini we jogapkärçiligini paýlamak;
• işgärleri täze düzgünler boýunça işlemäge taýýarlamak;
• içerki audit geçirmek we laýyk gelmezlikleri aradan aýyrmak;
• sertifikatlaşdyryş auditinden geçilýän wagtynda goldaw bermek.

Şeýle çemeleşme standartyň talaplaryny diňe owadan sözler bilen gaýtadan ýazmaga däl-de, olary gündelik işe ornaşdyrmaga kömek edýär. Resminamalar biznesiň işine ýardam bermeli, «ISO» diýlip atlandyrylan papkada aýratyn durmuş bilen ýaşamaly däl.

ISO 15489 sertifikatlaşdyryşynyň bahasy

ISO 15489 sertifikatlaşdyryşynyň bahasy kompaniýanyň ululygyna, bölümleriň sanyna, resminamalaryň möçberine, sanlylaşdyrma derejesine, iş pudagyna we saýlanan goldaw görnüşine baglydyr. Mysal üçin, kiçi hyzmat kompaniýasyna taýýarlyk üçin, adatça, bank, klinika ýa-da birnäçe şahamçasy we çylşyrymly arhiw gurluşy bolan holding bilen deňeşdirilende az wagt gerek bolýar.

Bahaya ýerine ýetirilýän işleriň gerimi hem täsir edýär: diňe taýýarlyk auditi gerekmi, ISO 15489 boýunça doly konsalting, resminamalary işläp taýýarlamak, işgärleri okatmak ýa-da «açar tabşyrmak» görnüşindäki doly goldaw zerurmy. Şonuň üçin takyk baha gysgaça diagnostikadan soň hasaplanylýar. Bu artykmaç hyzmatlar üçin goşmaça töleg etmezlige we işleriň möçberine öňünden düşünmäge mümkinçilik berýär.

Beýleki ISO standartlary bilen utgaşyklylygy

ISO/IEC 15489 beýleki dolandyryş ulgamlary bilen gowy utgaşýar. Mysal üçin, kompaniýa ISO 9001standartyny eýýäm ornaşdyrýan bolsa, resminamalary dolandyrmak prosesleriň hilini saklamaga we talaplaryň ýerine ýetirilendigini subut etmäge kömek edýär. Maglumatlaryň goragy möhüm bolan guramalar üçin ISO/IEC 27001mantykly goşundy bolup biler, sebäbi resminamalar we ýazgylar köplenç gizlin maglumatlary özünde saklaýar.

Standartlaryň şeýle utgaşdyrylmagy maliýe pudagy, lukmançylyk, IT, döwlet şertnamalary boýunça işleýän biznes we halkara müşderiler bilen hyzmatdaşlyk edýän kompaniýalar üçin aýratyn peýdalydyr.

Näme üçin System Management kompaniýasyna ýüz tutmaly

ISO/IEC 15489 sertifikatlaşdyryşy diňe standarty bilmegi däl, eýsem biznesiň hakyky iş ýöredişine düşünmegi hem talap edýär. Bölümleriň nähili işleýändigini, haýsy resminamalaryň möhüm bolandygyny, gijikmeleriň nirede ýüze çykýandygyny we hyzmatdaşlaryň ýa-da düzgünleşdiriji edaralaryň nähili talaplary bildirýändigini göz öňünde tutmak zerurdyr.

System Management kompaniýalara bu ýoly artykmaç býurokratiýasyz geçmäge kömek edýär: häzirki ýagdaýy seljermekden başlap, sertifikatlaşdyryşa taýýarlyga çenli. Müşderi düşnükli hereket meýilnamasyny, amaly resminamalary, prosesleri kämilleşdirmek boýunça teklipleri we çylşyrymly talaplary ýönekeý dilde düşündirip bilýän hünärmenleriň goldawyny alýar.

ISO 15489 boýunça hyzmatlary sargyt ediň

Eger kompaniýaňyz resminama dolanyşygynyň ygtybarlylygyny ýokarlandyrmak, audite taýýarlanmak, ýazgylara gözegçiligi gowulandyrmak ýa-da prosesleriň kämillik derejesiniň halkara derejesinde tassyklanmagyny gazanmak isleýän bolsa, ISO/IEC 15489 sertifikatlaşdyryşy netijeli dolandyryş çözgüdi bolar.

Maslahat almak üçin arza galdyryň, hünärmenlerimiz guramaňyz üçin şahsy teklip taýýarlarlar. Biz işewür resminamalary dolandyrmagyň häzirki ulgamyna baha bereris, standarty ornaşdyrmagyň iň amatly ýoluny maslahat bereris we biznesiňiziň gerimini, pudagyny hem-de maksatlaryny göz öňünde tutup, ISO 15489 sertifikatlaşdyryşynyň bahasyny hasaplarys.