În ultimii ani, cele trei litere — GDPR — au devenit un fel de sperietoare pentru afacerile internaționale. Mai ales pentru companiile care lucrează cu clienți sau parteneri din Europa. Dar este acest regulament cu adevărat important pentru țările CSI, precum Kazahstan, Uzbekistan, Georgia și Kârgâzstan? Și ce înseamnă, în sens practic, datele cu caracter personal în contextul GDPR? Să analizăm împreună cu experții companiei Sistem Management.
Ce este GDPR și de ce este important
GDPR (General Data Protection Regulation) este Regulamentul general privind protecția datelor, adoptat în Uniunea Europeană și intrat în vigoare la 25 mai 2018. Acest regulament stabilește regulile de prelucrare a datelor cu caracter personal ale persoanelor fizice și le protejează dreptul la confidențialitate.
Dar important nu este doar faptul existenței sale. Esențială este jurisdicția lui. GDPR se aplică nu doar companiilor înregistrate în UE, ci și oricăror organizații din întreaga lume, dacă acestea prelucrează datele cetățenilor UE. Și aici lucrurile devin și mai interesante.
De ce ar trebui afacerile din CSI să acorde atenție GDPR
Multe companii din Kârgâzstan, Kazahstan și Uzbekistan desfășoară activități internaționale: export, servicii IT, logistică, e-commerce, finanțe și alte domenii. Asta înseamnă că interacțiunea cu cetățenii UE este cât se poate de reală.
În ce cazuri GDPR poate afecta companiile din CSI:
- Oferiți bunuri sau servicii cetățenilor sau rezidenților Uniunii Europene, chiar și gratuit;
- Aveți un site cu formulare de înregistrare care pot fi completate de cetățeni ai UE;
- Utilizați instrumente de analiză, de exemplu Google Analytics, care colectează date cu caracter personal ale utilizatorilor din UE;
- Sunteți contractantul unei companii europene și prelucrați date cu caracter personal în numele acesteia.
Chiar dacă firma dumneavoastră nu este situată în UE, standardul european GDPR vă poate viza în mod direct.
Ce include noțiunea de „GDPR”
Mulți antreprenori cred în mod greșit că datele cu caracter personal înseamnă doar ceva de tipul datelor din pașaport sau al codului fiscal. Însă, potrivit GDPR, lista este mult mai extinsă.
GDPR consideră date cu caracter personal orice informație care poate identifica direct sau indirect o persoană:
- Nume, prenume, data nașterii;
- Număr de telefon, email, adresă IP;
- Geolocație, istoric de cumpărături, fișiere cookie;
- Fotografii, videoclipuri, mesaje vocale;
- Date medicale, biometrice sau financiare;
- Informații despre convingeri religioase, opinii politice și chiar aprecieri din rețelele sociale.
Da, chiar și un simplu email este deja considerat dată cu caracter personal potrivit GDPR. Asta înseamnă că stocarea, utilizarea și transmiterea acestor date sunt permise doar cu respectarea unor reguli stricte.
Principiile de bază ale GDPR pe care orice afacere trebuie să le înțeleagă
GDPR se bazează pe o serie de principii fundamentale. Ele sunt la fel de relevante atât pentru corporațiile mari, cât și pentru afacerile mici sau freelancerii care lucrează cu clienți europeni.
Iată principalele dintre ele:
- Legalitate și transparență — datele trebuie prelucrate în baza unui temei legal și într-un mod clar pentru utilizator.
- Limitarea scopului — colectați date doar pentru un scop concret.
- Minimizarea datelor — nu solicitați mai multe date decât este cu adevărat necesar.
- Exactitate — datele trebuie să fie actuale și corecte.
- Limitarea stocării — nu păstrați informațiile mai mult decât este necesar.
- Confidențialitate și securitate — sunt obligatorii controlul accesului, criptarea și protecția împotriva scurgerilor de date.
Respectarea acestor principii nu doar ajută la evitarea amenzilor, ci și crește încrederea clienților și a partenerilor.
Amenzi și riscuri reputaționale
GDPR nu este doar un set de recomandări. Pentru încălcarea prevederilor sale sunt prevăzute sancțiuni financiare reale: amenzile pot ajunge până la 20 de milioane de euro sau 4% din cifra de afaceri anuală, în funcție de valoarea mai mare.
Pentru companiile din CSI care lucrează cu parteneri străini, astfel de sancțiuni pot fi fatale. În plus, nerespectarea GDPR poate duce la:
- rezilierea contractelor cu clienți europeni;
- blocarea serviciilor online și a conturilor de publicitate;
- pierderea încrederii din partea clienților;
- probleme în activitatea de export sau în atragerea investițiilor.
Cum se poate pregăti o afacere din CSI pentru cerințele GDPR
Implementarea standardelor GDPR nu este un proces instantaneu. Ea necesită o abordare complexă și revizuirea politicilor interne de prelucrare a datelor. Vestea bună este că există deja pași și practici verificate care ajută la reducerea riscurilor.
Acțiuni recomandate:
- Efectuați un audit al datelor cu caracter personal din companie: ce colectați, unde stocați, cine are acces.
- Desemnați o persoană responsabilă de protecția datelor (DPO), dacă activitatea companiei impune acest lucru.
- Actualizați politica de confidențialitate și acordurile cu utilizatorii.
- Configurați mecanisme pentru obținerea consimțământului privind prelucrarea datelor.
- Asigurați protecția tehnică: criptare, controlul accesului, copii de rezervă.
- Instruiți angajații cu privire la principiile de lucru cu datele cu caracter personal conform standardelor GDPR.
Compania Sistem Management oferă soluții practice pentru pregătirea conform cerințelor standardului european GDPR, inclusiv audit, consultanță, instruire și suport pentru certificare. Acest lucru este deosebit de important pentru companiile care doresc să se extindă și să intre pe piața internațională.
Actualitatea GDPR pentru Kazahstan, Uzbekistan, Georgia și Kârgâzstan
În aceste țări se observă o creștere constantă în domeniile IT, e-commerce, servicii B2B și activitate economică externă. Proiectele internaționale și exportul de servicii nu mai sunt o excepție, ci o normă.
Fapt: potrivit datelor Băncii Mondiale, volumul exportului digital din Asia Centrală a crescut de peste 2,5 ori în ultimii 5 ani. Acest lucru înseamnă un singur lucru — companiile interacționează tot mai des cu clienți din străinătate și, implicit, cu datele acestora.
Prin urmare, înțelegerea și respectarea GDPR, Regulamentul general privind protecția datelor, devin un factor de competitivitate și un „bilet de acces” pe piața europeană.
Dacă intenționați să vă dezvoltați afacerea dincolo de granițele țării, să lucrați cu clienți europeni sau să construiți reputația unui furnizor responsabil de servicii, nu ignorați acest standard. Iar datele cu caracter personal în sensul GDPR sunt exact domeniul în care este important nu doar să respectați cerințele, ci și să demonstrați o abordare conștientă și responsabilă.
Puteți afla mai multe despre implementare și consultanța privind GDPR accesând la link.
Sistem Management — ghidul dumneavoastră în lumea standardelor internaționale și a certificării.