Как подготовиться к внутреннему аудиту ISO: пошаговый гайд для начинающих

Внутренние аудиты ISO — важная часть системы менеджмента, которая помогает организации оценить соответствие внутренним процессам и стандартам ISO. Проведение таких аудитов позволяет выявить потенциальные несоответствия и улучшить процессы до того, как это сделают внешние аудиторы. В этой статье мы рассмотрим, как подготовиться к внутреннему аудиту ISO, какие шаги нужно предпринять и на что обратить внимание.

Основные шаги для подготовки к внутреннему аудиту

1. Определите цель и объем аудита
   Важно четко понять, что именно вы хотите проверить. Определите, какие процессы, отделы или функции будут охвачены аудитом. Например, это может быть аудит информационной безопасности по стандарту ISO 27001 или аудит системы управления качеством по ISO 9001. Объем аудита поможет определить необходимые ресурсы и время для его проведения.
2. Составьте план аудита
   План должен включать список проверяемых процессов, критерии аудита, методы проверки (опрос, наблюдение, анализ документов) и график проведения аудита. Распределите задачи между аудиторами, указав ответственных за каждый этап.
3. Подготовьте чек-листы и документы
   Разработайте чек-листы для каждого процесса, чтобы убедиться, что аудиторы не пропустят важные аспекты. Включите в чек-листы требования стандарта ISO и внутренние регламенты компании. Соберите все необходимые документы, такие как политики, процедуры и записи, которые будут проверяться.
4. Обучите аудиторов
   Убедитесь, что аудиторы знают стандарты и процедуры, по которым будет проводиться аудит. Если команда не имеет опыта, организуйте тренинг по проведению внутренних аудитов. Аудиторы должны быть независимыми и не отвечать за процессы, которые они проверяют.
5. Проведите внутренний аудит
   Во время аудита аудиторы должны объективно оценивать соответствие процессов установленным требованиям. Обращайте внимание на наличие записей, подтверждающих выполнение процедур, и соблюдение внутренних регламентов. Используйте чек-листы для фиксации результатов и задавайте вопросы сотрудникам, чтобы уточнить детали.
6. Составьте отчет по результатам аудита
   Включите в отчет выявленные несоответствия, их классификацию по степени критичности и рекомендации по их устранению. Отчет должен быть понятным и содержать конкретные примеры выявленных проблем. Это поможет руководству быстрее принять меры по их исправлению.
7. Проведите совещание по результатам аудита
   Обсудите результаты аудита с руководителями отделов и другими заинтересованными сторонами. Поясните выявленные несоответствия и предложите план корректирующих действий. Совещание должно завершиться утверждением сроков и ответственных за устранение проблем.
8. Контроль за выполнением корректирующих действий
   После аудита важно следить за тем, чтобы корректирующие действия были выполнены в срок и привели к устранению выявленных проблем. Проведите повторный аудит или проверку, чтобы убедиться в эффективности предпринятых мер.

Что проверяется во время аудита и на что обратить особое внимание

Во время внутреннего аудита проверяются следующие элементы:

• Соответствие документированных процедур и их фактического выполнения.
  Например, если в регламенте указано, что документы должны храниться определенным образом, аудиторы должны убедиться, что это требование соблюдается.
• Наличие записей и отчетности.
  Проверяется, ведутся ли все необходимые записи, такие как журналы проверок, отчеты о результатах измерений, акты и протоколы совещаний.
• Управление изменениями.
  Аудиторы должны убедиться, что все изменения в процессах и документах были корректно задокументированы и одобрены соответствующими лицами.
• Обеспечение информационной безопасности (для стандартов ISO 27001 и ISO 27701).
  Это может включать проверку мер по защите данных, доступа к информации, управление рисками и обучение персонала.

Особое внимание следует уделить наиболее критичным процессам, таким как управление рисками, производство продукции или оказание услуг, а также защита информации. Несоответствия в этих областях могут привести к значительным последствиям для организации.

Советы для эффективного планирования и проведения аудита

1. Планируйте аудит заранее.
   Объявите о дате проведения аудита за несколько недель, чтобы сотрудники имели возможность подготовиться и не были застигнуты врасплох.
2. Используйте открытые вопросы.
   Задавайте вопросы, которые стимулируют развернутые ответы, такие как «Как вы отслеживаете выполнение задач?» или «Какие меры вы принимаете для обеспечения информационной безопасности?». Это позволит глубже понять, как работают процессы.
3. Обеспечьте независимость аудиторов.
   Назначайте аудиторов, которые не участвуют в проверяемых процессах. Это поможет избежать предвзятости и сделает аудит более объективным.
4. Анализируйте корневые причины проблем.
   Не останавливайтесь на констатации факта несоответствия. Попытайтесь понять, почему оно возникло, чтобы предложить эффективные меры для его устранения.
5. Будьте конструктивны.
   Внутренний аудит — это не поиск виноватых, а инструмент для улучшения процессов. Подходите к аудиту с позиции помощника, а не надзирателя.

Правильная подготовка и проведение внутреннего аудита ISO позволяет организации не только соответствовать стандартам, но и постоянно улучшать свои процессы. Следуя этим рекомендациям, вы сможете повысить эффективность внутренних аудитов и добиться лучших результатов в системе менеджмента.